GMKA
Підтримати

Навички презентації проєкту: як переконати аудиторію і досягти успіху

Професійний розвиток
Розвиток кар’єри у сфері охорони здоров’я вимагає не лише глибоких фахових знань і практичних навичок, а й уміння переконувати та залучати однодумців. Навички презентації знадобляться у різних ситуаціях — від виступів на медичних конференціях до представлення інноваційних ідей керівництву чи грантодавцям. Але навіть найперспективніший проєкт може залишитися нереалізованим, якщо його подача буде непереконливою. Тож як опанувати мистецтво ефективного публічного виступу? Розбираємося разом із професійною коучинею ICF та Head of HR Тетяною Карпенко.
Фото: Тетяна Карпенко, професійна коучиня ICF та Head of HR

Критерії успішної презентації

Стаття «Presentation skills for the reluctant speaker” (Clin Lab Manage Rev, 1999 Nov-Dec;13(6):372-85) визначає кілька ключових критеріїв успішної презентації:
  • Адаптація до аудиторії, врахування її потреб, очікувань та рівня підготовки.
  • Чітка структура, послідовна організація матеріалу для ефективного донесення інформації.
  • Майстерність виступу, впевнене володіння словом та мовою тіла.
  • Ефективні наочні матеріали, використання візуальних засобів, які підсилюють основні ідеї.
Глибоке розуміння теми, ретельна підготовка і практика допоможуть вам опанувати всі ці аспекти та створити виступ, який справді вразить слухачів.

Адаптація до аудиторії

Ефективна презентація завжди враховує особливості аудиторії, до якої звертається спікер. Для цього важливо розуміти, хто ваші слухачі, чим вони цікавляться і чого очікують. Це дозволить обрати відповідний стиль викладу, підібрати релевантні приклади та візуальні засоби, адаптувати рівень складності повідомлень.
Не менш важливим є врахування контексту — формату виступу й особливостей заходу. Віртуальна зустріч чи жива презентація, виступ перед широкою аудиторією чи у вузькому колі — усе це впливатиме на сприйняття вашого повідомлення.
«Мета вашої презентації — передати просте, візуально доступне і чітке повідомлення, яке аудиторія зможе зрозуміти, запам’ятати та використовувати», — зазначено у статті «Presentation skills for healthcare professionals» (Saudi Med J, 2010; Vol. 31 (8)).
Щоб адаптувати презентацію залежно від контексту та мети, авторка Harvard Business Review Guide to Persuasive Presentations Ненсі Дуарте пропонує такі підходи:
  • Для презентації досліджень надішліть аудиторії повний документ заздалегідь, а під час виступу сфокусуйтеся на ключових результатах. Не робіть довге слайд-шоу, яке дослівно повторює ваші висновки.
  • Для презентації фінансового плану чи звітності варто зберігати баланс між даними та емоціями. Статистику варто доповнити реальними прикладами та історіями, щоб зробити її доступнішою та цікавішою.
  • Для презентації нових розробок зробіть акцент не на технічних деталях, а на їхній цінності. Реальні кейси використання продукту покажуть, як він змінює життя людей.
  • Для пітчингу проєктів будьте лаконічними. Підготуйте чітку, добре структуровану історію, яка переконливо передає вашу ідею за 10 хвилин або менше. Спробуйте передбачити можливі запитання, відрепетируйте чіткі й лаконічні відповіді.
«Пам’ятайте, що вам потрібно поділитися вашим баченням (це може бути ідея чи рішення), новизною вашого підходу та поточними успіхами, а також донести цінність цього до слухачів», — підкреслює Тетяна Карпенко.

Підготовка та організація презентації

Марджорі Норт, спеціалістка з публічних комунікацій та викладачка Harvard University, наголошує на важливості ретельної підготовки до виступу. Почніть із чіткого плану: визначте тему, загальну мету, центральну ідею та ключові положення. Презентація має бути логічно структурованою і переконливою. Виділіть основні тези і підготуйте аргументи на їх підтримку.
Увагу слухачів потрібно привернути в перші 30 секунд. Уникайте стандартних фраз на кшталт «Сьогодні я розповім вам про…». Натомість почніть із чогось яскравого: захопливої статистики, короткої цитати, гучної обіцянки чи кумедного випадку.
Початок має відповідати меті презентації та особливостям аудиторії. Дайте людям зрозуміти, що вони дізнаються протягом вашої презентації і чому їм варто залишатися з вами.
Спростіть свою презентацію, зосереджуючись на головному: навіть зацікавлена аудиторія здатна зберігати максимальну концентрацію не більше 30 хвилин. Слухачі цінують стислу інформацію, подану по суті, тому сильний початок і чітка структура допоможуть утримати увагу аудиторії і зробити виступ ефективним.
«Чи варто повторювати ключові меседжі виступу? Так, — зазначає Тетяна Карпенко. — Спрощуйте сприйняття інформації. Краще побудувати презентацію так, щоб важливі думки повторювалися кілька разів, підсилюючи ключову ідею. Можна розбити виступ на блоки та пояснити послідовність, за якою ви будете рухатися. Це допоможе слухачам легше тримати фокус або повертатися до теми виступу».
Якщо ви шукаєте фінансування і представляєте проєкт інвесторам, директорка з маркетингу та комунікацій Harvard Business School Online Лорен Лендрі радить дотримуватися наступних кроків:
  1. Опишіть, яку проблему вирішує ваш продукт, наводячи реальні приклади: чим він цінний та як зміни робить можливим? Це допоможе емоційно залучити слухачів та підкреслить потенціал вашої ідеї.
  2. Чітко сформулюйте пропозицію, опишіть ринок, конкурентні переваги, бізнес-модель, фінансові прогнози та плани щодо залучення клієнтів. Важливо також розповісти, які ресурси вам потрібні і для яких цілей, а також яких результатів ви очікуєте.

Підготовка слайдів

Під час презентації слід виважено використовувати аудіовізуальні засоби (слайди, фото, інфографіку, анімації, таблиці, відео, аудіо тощо). Їхнє завдання — підсилити зміст і зробити його зрозумілішим, а не відволікти увагу від спікера.
Фахівці зазначають, що традиційні презентації в PowerPoint з маркованими списками та випадковими зображеннями вже не задовльняють сучасну аудиторію. «Люди очікують візуально цікавих презентацій, і тепер, коли стільки зустрічей відбувалися віртуально, потрібен абсолютно новий рівень технічної підготовки», — попереджає Маніка Ганді, Senior Learning Design Manager у Harvard Business Publishing Corporate Learning.
«Більшість людей чули пораду щодо PowerPoint: будьте простими, не використовуйте слайди як заміну нотаток і не повторюйте вголос слова, які є на слайді, — говорить Кріс Андерсон, голова TED. — Багато з найкращих спікерів TED взагалі не користуються слайдами, і для багатьох виступів вони не потрібні. Але якщо ви збираєтеся використовувати слайди, варто розглянути альтернативи PowerPoint».
Приклади таких альтернатив: Google Slides, Prezi, Canva, Figma, Zoho Show, Beautiful.AI, Keynote тощо. Частина з цих інструментів безкоштовні, прості у використанні, мають спільний доступ і функції для командної роботи в реальному часі.
  • Слайди мають виглядати консистентно, тобто бути узгодженими в оформленні і стилі. В процесі підготовки ви можете роздрукувати слайди, розкласти їх і оцінити нагромадження тексту.
  • Використовуйте однакові елементи дизайну, кольори, шрифти і структурні елементи протягом усієї презентації.
  • Краще обрати просту мінімалістичну тему, використовувати не більше трьох кольорів (основний, акцентний і нейтральний для фону) і не більше двох шрифтів (один для заголовків, інший для основного тексту).
  • Шрифти без зарубок (на кшталт Arial, Helvetica, або Open Sans) краще читаються на екрані.
  • Контраст фону і тексту критично важливий для збереження читабельності. Для акцентів використовуйте жирний або напівжирний шрифт, а не підкреслення або курсив.
  • Використовуйте якісні ілюстрації, іконки та діаграми.
  • Між графікою, текстом і заголовками має бути достатньо порожнього простору.
  • Мінімізуйте використання складних анімацій, які можуть відволікати увагу, а також графіків, які важко зрозуміти.
  • Презентація має бути простою і візуально приємною.
Кріс Андерсон також радить використовувати відео, щоб швидко та ефективно проілюструвати свої тези. Проте він виділяє типові помилки, яких слід уникати:
«Ролик має бути коротким — якщо він триватиме більше 60 секунд, ви ризикуєте втратити увагу людей. Не використовуйте відео (особливо корпоративні), які виглядають як реклама: люди звикли пропускати їх. Також усе, що має звукову доріжку, може відштовхнути аудиторію».

Технічні аспекти

Постарайтеся заздалегідь передбачити усі можливі технічні проблеми. Якщо ви плануєте відтворити відео або продемонструвати щось онлайн, перевірте, чи все працює, чи є доступ до інтернету, а також чи достатній рівень звуку. Якщо не впевнені в надійності обладнання в аудиторії, про всяк випадок візьміть із собою резервні копії презентації або навіть свій власний комп’ютер. Для віртуальної презентації важливо забезпечити якісне освітлення, камеру та мікрофон.
Незалежно від формату — онлайн чи офлайн — слід підготуватися заздалегідь, щоб мати час усунути можливі технічні неполадки. Інакше аудиторія може втратити інтерес, якщо замість презентації ви будете шукати зарядку для ноутбука чи вводити пароль WiFi.

Репетиція виступу

Важливо потренуватися перед презентацією: виступити перед дзеркалом, камерою, друзями або родиною. Це допоможе почуватися впевнено і краще запам’ятати матеріал.
«Записуйте себе на відео, коли тренуєтеся, — радить Маніка Ганді. — Перегляд запису допоможе визначити свої помилки, наприклад, метушливість, занадто швидкий темп мовлення, використання великої кількості пауз та слів-паразитів (наприклад, “ммм”, “еее”, “ну”, “ось”, “значить” тощо)».
Для ефективної презентації важливими є як вербальні, так і невербальні навички. MIT Communication Lab дає наступні поради при підготовці до публічного виступу:
  • Говоріть досить гучно, щоб вас чули навіть без мікрофона.
  • Промовляйте слова чітко та впевнено. Практикуйте вимову незвичних або складних слів, щоб уникнути помилок.
  • Уникайте монотонності, щоб презентація була динамічною та приємною для слухачів.
  • Якщо аудиторія велика, звертайтеся до різних її частин, не концентруйтеся лише на центрі залу чи перших рядах.
  • Встановлюйте зоровий контакт з окремими слухачами, щоб оцінити їхню зацікавленість і реагувати на їхні сигнали.
  • Пряма спина, підняте підборіддя й погляд, спрямований на аудиторію, демонструють впевненість.
  • Використовуйте «сильну» поставу: широка стійка, плавні та впевнені рухи, жести руками, які акцентують увагу на ключових моментах.

Завершення презентації

Останній слайд та заключні слова виступу мають відповідати цілі презентації. Не втрачайте можливості розповісти про себе, свою ідею чи внесок у питання, яке ви досліджуєте. Кращим фінальним слайдом може бути результат роботи, переваги продукту, очікувані результати, короткі тези з виступу для фіксації знань, які отримали слухачі.
«У фіналі виступу уникайте класичної фрази “Дякую за увагу”. У деяких випадках це навіть недоречно та може поставити вас у слабку позицію. Натомість ви можете подякувати за інтерес, проявлений до теми, та запропонувати відповісти на запитання», — радить Тетяна Карпенко.

Відповіді на запитання

Запитання після виступу не означають, що ви погано пояснили матеріал. Навпаки, вони свідчать, що ваша презентація була цікавою та залучила аудиторію (складні для розуміння виступи часто залишають людей мовчазними).
Слухайте уважно, відповідайте на запитання чітко й лаконічно. Якщо ви не знаєте відповіді, визнайте це і пообіцяйте дати відповідь пізніше. У разі критики зберігайте спокій, проявляйте повагу й залишайтеся впевненими. Не забудьте подякувати як автору запитання, так і всій аудиторії за їхню участь та зацікавленість.
«Якщо питань більше, ніж часу на них відповісти, доречним буде поділитися з аудиторією власним контактом та запропонувати продовжити обговорення після доповіді або, наприклад, у листуванні», — говорить Тетяна Карпенко.

Помилки, яких варто уникати під час презентації проєкту

Ось кілька типових помилок, яких TED радить уникати своїм спікерам.
  1. Довго пояснювати суть виступу — це затягує час і втомлює аудиторію.
  2. Говорити повільно і театрально — виглядає неприродно і може відлякати слухачів.
  3. Заповнювати слайди купою тексту та різними шрифтами — ускладнює сприйняття.
  4. Використовувати складний жаргон — заплутує слухачів.
  5. Не репетирувати час виступу — може призвести до перевищення ліміту.
  6. Виступати без емоцій — створює відчуття відчуження.
  7. Уникати зорового контакту з аудиторією — робить виступ відстороненим.

Як покращити свій виступ

MIT Communication Lab пропонує прості та ефективні поради, як зробити ваші презентації та публічні виступи кращими.

Скажіть «ні» словам-паразитам

Запишіть себе на диктофон і потренуйтеся переходити від однієї думки до іншої без зайвих роздумів. Замість «ммм» та «еее» краще просто зробити паузу. Паузи виглядають професійно й надають вам впевненості.

Підтримуйте зоровий контакт

Щоб не дивитися на слайди довше, ніж на аудиторію, потренуйтеся виступати взагалі без них. Це допоможе краще запам’ятати текст і підтримувати зв’язок з людьми в залі.

Обмежте зайві рухи

Щоб обмежити зайві рухи руками, покладіть великий палець у передню кишеню штанів. Також корисно завчасно відпрацювати потрібні жести або рухатися лише в ключові моменти, наприклад, коли переходите від теми до теми.

Стежте за темпом мовлення

Спробуйте говорити на 50% повільніше свого звичного темпу, якщо зазвичай ви занадто поспішаєте. Розбивайте текст на короткі речення, чітко промовляйте кожен склад у словах, плануйте місця для пауз. Паузи не лише додають впевненості й виразності, а й утримують увагу аудиторії.

Говоріть гучно, але без напруження

Якщо ви розмовляєте занадто тихо, уявіть, що звертаєтесь до людини у віддаленому куточку кімнати. Попросіть у організаторів мікрофон або завчасно попрацюйте над диханням і вокалом, щоб говорити гучніше без зайвого напруження.

Грайте емоціями

Щоб уникнути монотонності, діліться темами, які вас захоплюють. Коли ви говорите з інтересом, ваш голос автоматично стає виразнішим. Практикуйте зміни тону, інтонації та висоти голосу, щоб зробити вашу промову не лише технічно бездоганною, а й живою та привабливою.

Список використаної літератури:

  1. Garon JE. Presentation skills for the reluctant speaker. Clin Lab Manage Rev. 1999 Nov-Dec;13(6):372-85. PMID: 10747664.
  2. How to Give a Killer Presentation, Lessons from TED by Chris Anderson | Harvard Business Review.
  3. Powerful and Effective Presentation Skills: More in Demand Now Than Ever, Manika Gandhi | Harvard Business Publishing Corporate Learning.
  4. Davidhizar R, Dowd SB. The art of giving an effective presentation. Health Care Superv. 1997 Mar;15(3):25-31. PMID: 10165426.
  5. Presentation skills for healthcare professionals, Mohammed O. Al Ghobain, MD, FCCP | Saudi Med J, 2010; Vol. 31 (8).
  6. 10 Tips for Improving Your Public Speaking Skills, Marjorie North | Harvard Division of Continuing Education.
  7. How to effectively pitch a business idea, Lauren Landry | Harvard Business School Online.
  8. Slideshow Presentation Skills, Matti Gralka | MIT Communication Lab.
  9. Public Speaking: How to Practice Effectively | MIT Communication Lab.